ТЛУМАЧНИЙ СЛОВНИК ТЕРМІНІВ ДІЛОВОДСТВА

Додаток 9

до п. 4.1 Інструкції

А Б В Г Ґ Д Е Є Ж З И І Ї Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ь Ю Я

Автобіографія – документ, в якому його автор подає опис свого життя і діяльності.

Автограф – 1) власноручно написаний текст; 2) власноручний підпис, напис на книзі, фотографії і т. ін.

Автор документа (лат. auctor – творець, засновник) – установа, організація або посадова особа, що уклала документ.

Автореферат – стислий виклад автором своєї наукової праці.

Адреса (фр. adresse) – місце розташування установи, організації, підприємства, проживання особи; позначення такого місця.

Адресант (нім. Adressant – відправник листа) – установа, організація, підприємство, особа, які відправляють (надсилають) документ; відправник.

Адресат (нім. Adressat – одержувач листа) – установа, організація, підприємство, особа, яким надіслано документ; одержувач.

Акт (лат. actus – дія) – 1) документ, що видає державний орган, орган місцевого самоврядування, посадова особа або громадська організація в межах своєї компетенції: закон, указ, постанова, наказ, розпорядження і т. ін., 2) протоколи й інші документи, що засвідчують юридичні факти.

Акт застосування права – документ, що приймає уповноважений компетентний орган держави після розгляду юридичної справи.

Акт перевірки – документ, що засвідчує результати перевірки відповідними державними органами дотримання встановлених чинним законодавством норм і правил, служить підставою для накладення санкцій на юридичних і фізичних осіб, що їх порушили.

Акт приймання–передачі – документ, що засвідчує факт завершення виконавцем робіт, передачу майна, документації тощо (необхідність укладання такого акта, як правило, визначають сторони угоди).

Акт юридичний – волевиявлення держави (її органів, посадових осіб), формально обов'язкове для виконання.

Акт громадянського стану – пов'язані з особою обставини, події, дії приватного життя, що започатковують, змінюють або припиняють її громадянський стан.

Акт органів виконавчої влади – юридична форма рішень органів виконавчої влади, що видають на підставі і для виконання Конституції, інших законів України, через них реалізують функції і компетенцію цих органів.

Акт прокурорський – передбачена законом форма фіксації прийнятих прокурором рішень чи здійснюваних ним дій у процесі виконання покладених на нього функцій.

Акт слідчий – передбачені кримінально–процесуальним законодавством форми фіксації рішень слідчого або здійснених ним дій під час порушення і розслідування кримінальної справи.

Акт судовий – вид установленого процесуальним законодавством юридичного документа, що засвідчують той чи інший факт судового провадження.

Анкета (фр. enquete – розслідування) – 1) тип тексту документа, в якому складники розташовано вертикально у вигляді запитань, виражених словом чи словосполученням, і відповідей на них; 2) документ із таким типом тексту.

Анотація –стислий виклад змісту книги, статті, звіту тощо.

Архів (лат. archiv від гр. аrxeiov – урядовий будинок) – організація або її структурний підрозділ, що здійснюють прийняття для зберігання і зберігання документів із метою використання ретроспективної документальної інформації.

Архівна довідка – офіційний документ архіву, що містить відомості з архівних документів, стосовні предмета запиту, із зазначенням адреси документів.

Архівна копія – офіційний документ архіву, що відтворює текст архівного документа або зображення архівного графічного документа із зазначенням їх адреси (справа, том, місце знаходження документа).

Архівна справа – галузь діяльності, що охоплює питання організації зберігання і використання архівних документів.

Архівний витяг – архівна копія, що відтворює частину тексту архівного письмового документа, завірена заведеним порядком.

Астерикс – друкарський набірний знак у вигляді зірочки (*), застосовуваний для позначення посилання на джерело інформації.

Атестаційний лист – документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника, висновки про відповідність посаді, пропозиції про подальше проходження служби.

Аудіовізуальний документ – документ, що містить зображувальну і звукову інформацію.

Бланк документа (фр. blапс – білий, чистий) – стандартний аркуш паперу з частково надрукованим текстом постійної інформації і місцем для змінної інформації документа.

Бюлетень (фр. bulletin – італ. bulletino – записка, листок, буквально- документ, засвідчений печаткою) - 1) збірник офіційних актів, розпоряджень тощо; 2) виборчий бюлетень; 3) документ про стан здоров'я, про тимчасову непрацездатність; 4) біржовий огляд цін на товари, цінні папери тощо.

Виконавчий лист – письмовий документ встановленої форми і змісту, що видає суд (зобов'язує службових осіб, громадян, яких це стосується, точно і своєчасно виконати рішення суду чи іншого уповноваженого позасудового органу в передбачених законом випадках, а також сприяти судовому виконавцеві у виконанні цього рішення).

Виконавчий документ – письмовий документ встановленої форми і змісту, що видає суд, інші юрисдикційні органи для примусового виконання прийнятих рішень, ухвал, інших актів.

Виконавчий напис – напис, зроблений нотаріусом на документах, що встановлюють заборгованість, для стягнення з боржника грошових сум або його майна.

Висновок – документ, що містить думку, висновок установи, комісії, спеціаліста щодо якогось документа чи питання.

Витяг із документа – копія документа, що відтворює його частину, засвідчену заведеним порядком.

Вихідний документ – документ, відправлений із організації.

Вихідний номер документа – реєстраційний номер документа, що ставить відправник.

Відгук – документ, що містить думку установи або спеціаліста стосовно роботи, надісланої на розгляд.

Відомість – перелік даних (відомостей), розташованих у певному порядку (платіжна відомість тощо).

Відомчий акт – письмовий документ нормативного або індивідуального характеру, що видають міністерства, інші центральні органи державної виконавчої влади в межах своєї компетенції.

Віза на документах – підпис посадової особи на документі, що свідчить про її ознайомлення з цим документом або про її згоду з його змістом.

Вказівка – правовий акт, що видає орган державного управління, переважно з питань інформаційно–методичного характеру, а також із питань, пов'язаних із організацією виконання наказів, інструкцій, інших актів цього та вищих органів управління.

Внутрішній документ – документ, створений у межах організації, установи і призначений для виконання цією організацією або установою.

Вхідний документ – документ, що надійшов до орагнізації.

Вхідний номер документа – реєстраційний номер документа, що ставить адресат.

Графік (гр. graphikos – письмовий) – 1)графічний або текстовий документ, що відображає стан або динаміку будь–якого явища; 2)план роботи з точними показниками норм і часу виконання (наприклад, графік відпусток).

Гриф секретності (фр. griffe – клеймо, штемпель) – штамп установленого зразка, обов'язковий реквізит кожного матеріального носія інформації, віднесеної до державної таємниці.

Дата документа – обовязковий реквізит документа, що вказує на час підписання, затвердження чи узгодження документа і має три складники: день місяця, місяць, рік).

Датування документа – встановлення часу створення документа, визначення часу укладання або опублікування недатованого документа на підставі його вивчення й аналізу.

Депонування документів (лат. deponere – вміщувати, здавати на зберігання, вкладати) – установлений порядок зберігання документів у довідково–інформаційному фонді.

Державне зберігання документів – постійне зберігання архівних документів, що здійснюють державні архіви, а також деякі інші організації відповідно до своєї компетенції.

Диплом (фр. Diplome, від гр. diploma – аркуш, документ, складений удвоє) – офіційний документ, що свідчить про закінчення вищого або середнього спеціального навчального закладу і присвоєння певної кваліфікації або про присвоєння вченого ступеня.

Директивний документ (фр. Directive, від лат. dirigere–спрямовувати, визначати) – документ, що містить обов'язкові для виконання вказівки вищих органів.

Діловий лист – документ, що застосовують для зв'язку, передачі інформації на відстані між двома кореспондентами, якими можуть бути як юридичні, так і фізичні особи.

Дійсний документ – документ, відомості про час і місце створення якого або про автора, які містяться в самому документі чи виявлені будь–яким шляхом, відповідають дійсності; непідробний, нефальшований.

Діловодство – діяльність, що охоплює сукупність робіт із документування установи й організацію роботи з документами.

Довідка –1)документ, що передає одна організація, установа іншій і підтверджує факти біографічного чи службового характеру; 2)документ, що містить опис (стислий чи розгорнутий) і підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Договір – взаємна угода, що виникає внаслідок волевиявлення двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав і обов'язків.

Договірний лист – один із видів супровідного листа, що вказує на факт відправлення договору.

Документ (лат. documentum – повчальний приклад; свідчення, доказ) – засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини; таку інформацію розташовують за наперед визначеною схемою, обов’язковою для всіх укладачів.

Документ вторинний – документ, підготовлений у ході інформаційного аналізу на підставі вивчення і перероблення первинного документа (анотація, реферат тощо).

Документальна лінгвістика – наукова дисципліна (прикладна лінгвістика, прикладна стилістика), що вивчає мову й стиль службових документів для їх уніфікації і забезпечує економію витрат праці на процес укладання службових документів.

Документообіг – комплекс робіт із документами, укладеними чи отриманими установою або організацією: прийняття, розподіл, реєстрація, контроль за виконанням, формування справ, зберігання й використання документації, рух документованої інформації між інстанціями.

Документування – сукупність процесів для утворення всіх видів документації, що відображають діяльність установи, організації або підприємства.

Доповідна записка – документ, адресований керівникові установи, що інформує керівника про якийсь не відомий йому факт, подію тощо (у зв’язку з означеним можливі і деякі пропозиції).

Доповідь – документ, у якому викладено суть, висновки, пропозиції щодо конкретної теми (доповідь призначено для усного викладу й обговорення).

Доручення – документ, що уповноважує його пред'явника виконувати визначені дії від імені довірителя.

Досьє (фр. dossier, спочатку – пачка паперів із етикеткою на зворотному боці) - 1)сукупність документів, матеріалів, що стосуються певного питання, справи, особи; 2)тека, в якій містяться матеріали, що стосуються певного питання, справи, особи.

Дублікат (від лат. duplicatus – подвоєний) – примірник документа, укладений і виданий замість втраченого оригіналу, який має однакову юридичну силу з оригіналом і обов’язкову позначку “ДУБЛІКАТ”.

Експертиза цінності документів (фр. Expertise, від лат. expertus – досвідчений, випробуваний) – визначення цінності документів із метою відбору їх для державного зберігання або для встановлення строків їх зберігання.

А Б В Г Ґ Д Е Є Ж З И І Ї Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ь Ю Я

Журнал (фр. journal — газета) – документ, що укладається за певною формою і містить систематичні записи відомостей, подій, операцій, рішень тощо.

Заголовок документа – реквізит документа, у якому стисло викладено основний зміст документа (якщо заголовок відповідає на питання “про що”, то повинен починатися словом “про”).

Закон – правовий акт вищого органу державної влади, що регулює найважливіші суспільні відносини, має вищу юридичну силу та виданий заведеним порядком.

Запис – процес фіксування інформації в документі або будь-якому запам'ятовуючому пристрої.

Записка – стислий виклад питання або пояснення змісту документа, факту, події (наприклад, службова записка, доповідна записка, пояснювальна записка тощо).

Заява – документ, що містить прохання або пропозицію особи (осіб) до установи чи посадової особи (наприклад, заява про прийняття на роботу, про надання відпустки тощо).

Зведення – документ, що є узагальненням відомостей із одного питання (наприклад, зведення пропозицій, зауважень, вимог тощо) і укладається на вимогу вищих органів або посадової особи.

Звіт – документ, що містить відомості про виконану роботу (план, завдання, підготовка і проведення заходів, доручень).

Індекс реєстраційний документа (лат. index – покажчик, список, перелік) – реквізит документа, що складається з його порядкового номера (можливе його доповнення індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо).

Індекс справи – порядковий номер справи за номенклатурою й умовне позначення структурної частини установи, організації, що проставляють на титулі справи.

Ініціативний документ (фр. initiative, від лат. initium – початок) – документ, що став початком розгляду певного питання.

Інструкція (лат. instructio – введення, настанова; побудова, спорудження) – правовий акт, що видає або затверджує орган державного управління для встановлення певних правил, які регулюють організаційні, науково-технічні, фінансові, технологічні, інші спеціальні види діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів і служб, посадових осіб, громадян (наприклад, інструкція з діловодства).

Інтерпретація документа (лат. interpretatio — роз'яснення, тлумачення) – неавторове тлумачення змісту документа.

Інформація письмова (лат. informatio – уявлення, роз'яснення) – відомості та повідомлення, висловлені за допомогою знаків письма.

А Б В Г Ґ Д Е Є Ж З И І Ї Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ь Ю Я

Картотека особового складу – каталог документальних матеріалів, що у систематизованому вигляді містить відомості про трудовий стаж, освіту, зарплату, службу в армії, соціальний стан, інші дані про окремих осіб.

Каталог документів – архівний довідник, що є систематизованим описом змісту документів.

Класифікаційний індекс – умовне позначення (цифрове, літерне, змішане), шо присвоюють класифікаційним поділам схеми класифікації і проставляють на документах і справах.

Ключові слова – слова, необхідні і достатні для відтворення основного змісту документа.

Кодекс (лат. codex – книга) – єдиний законодавчий акт, у якому систематизовано норм окремої галузі права (наприклад, цивільного, кримінального) чи законодавства.

Консервація документа – захист документа від руйнівної дії зовнішнього середовища.

Конституція (лат. constitutio – устрій) – основний закон, єдиний нормативний акт найвищої сили чи кілька таких актів, які регламентують засади функціонування політичної системи суспільства, установлюють засади державного ладу, порядок формування, організації і діяльності ключових ланок державного механізму, визначають принципи територіальної організації держави, закріплюють основи правового статусу фізичної особи, її взаємовідносин із державою.

Контракт (лат. contractus – договір) – письмовий договір сторін про встановлення, зміну чи припинення правовідносин.

Копія документа (лат. соріа – численність) – документ, що відтворює інформацію оригіналу й усі його зовнішні ознаки або їх частину і засвідчується заведеним порядком (рівнозначна з оригіналом).

Копія нотаріальна – копія документа або витяг із нього, тотожність якої із оригіналом засвідчила нотаріальна контора.

Кореспондент – установа або окрема особа, з якими ведеться листування.

Легенда (лат. legenda – те, що має бути прочитане) – 1)пояснювальний текст, що додається до карти, схеми й інших матеріалів і містить узагальнення й висновки; 2)пояснення умовних способів зображення на картах, діаграмах, схемах тощо; 3)відомості про виданий документ, що містять пошукові дані, вказівку на справжність, спосіб відтворення, зовнішні особливості, попередні видання документа.

Лист – узагальнена назва різних за змістом документів, що є засобом спілкування між установами, організаціями, приватними особами, повідомлення й оповіщення про що-небудь.

Лист гарантійний – лист, що виражає гарантію, забезпечує виконання викладених у ньому обов'язків і адресовано організації чи окремій особі.

Лист–запрошення – лист, що адресовано конкретній особі чи декільком особам і є підставою для їх участі у запланованих заходах.

Лист інформаційний – лист, що своєчасно інформує іншу установу, організацію чи зацікавлену особу про факти, які здійснилися, або про заплановані заходи.

Лист–нагадування – лист, що містить повторну інформацію про будь-який факт (такий лист подібний до телеграми).

Лист–підтвердження – лист, що підтверджує факт відправлення документів, а також розмову, яка відбулася раніше.

Лист–повідомлення – лист, в якому щось повідомляється або стверджується (лист–повідомлення є відповіддю на запит і починається словами: “Повідомляємо”, “Подаємо до Вашої уваги”.

Лист претензійний – лист, у якому оформлено обґрунтування вимог однієї організації до іншої, стосовних порушення договірних зобов'язань.

Лист–прохання – лист, що висловлює прохання про виконання будь-якої дії, отримання документації чи матеріальних цінностей.

Лист супровідний – лист, що містить стисле повідомлення про документ, який надсилається (починається словами: “Надсилаємо”, “Повертаємо”).

Ліміт – документ, в якому визначено граничний розмір асигнувань, грошових коштів, відпускання матеріалів і т. ін. з державних фондів.

Макет документа – попередня чи остаточна схема розміщення інформації на документі.

Маркування – 1)процес позначення індексів технічних документів або товарів; 2)такі індекси.

Наказ – основний розпорядчий документ, що видає керівник підприємства, установи, організації на основі єдинона­чальності і містить індивідуальні приписи або правові нор­ми з питань внутрішньо-організаційної діяльності, адресовані підпорядкованим органам і працівникам.

Номенклатура (лат.nomenklatura – перелік, список імен) – сукупність назв, застосовуваних у якій-небудь галузі науки, виробництва тощо.

Номенклатура справ – систематизований перелік чи список назв справ, заведених у діловодстві установи.

Нормативи – документи, які містять показники витрат часу, матеріальних або грошових ресурсів, показники виготовлюваної продукції, що випадають на будь-яку одиницю (виріб, операцію тощо).

Нормативний документ – документ, в якому подано визначені правила, норми і т.ін.

Нотаріальне засвідчення – підтвердження нотаріальними органами наявності певних беззаперечних обставин, з якими пов'язане виникнення, зміна, припинення відповідних прав і обов'язків або обставин, що мають доказове значення.

Обсяг документообігу – кількість документів, що надійшли до організації чи укладені в ній за відповідний період.

Огляд – документ, що укладено з метою інформування підвідомчих та інших організацій про роботу в будь-якій галузі або про діяльність групи установ протягом визначеного періоду.

Оголошення – 1)інформація про масовий захід; 2)докукмент із такою інформацією.

Опис – юридично оформлений перелік документів.

Опис документів – виклад відомостей про склад і зміст документів в архівних довідниках і на титулах справ.

Ордер (нім. Оrder, фр.ordre – порядок, наказ) – 1)письмове розпорядження, наказ, припис, дозвіл державного органу, керівника щодо вчинення певних дій; 2)обліковий бухгалтерський документ.

Оригінал документа (фр. Original, від. лат. originalis – походження) – 1)перший примірник документа; 2)примірник документа, що є вихідним матеріалом для копіювання.

Особиста картка – документ, що служить для обліку й аналізу руху кадрів.

Особистий документ – офіційний документ, що посвідчує особу людини або її права, обов'язки, службовий чи суспільний стан може містити і біографічні відомості).

Особливо цінний документ – документ, що має не скороминуче значення і є незамінним у разі його втрати.

Особова справа – справа, що містить документи про особу.

Офіційний документ – документ, створений організацією або посадовою особою й оформлений заведеним порядком.

Оформлення офіційного документа – процес творення документа з використанням необхідних (визначених) реквізитів.

Паспорт (фр. passeport, від passe – прохід і port – гавань, первинне значення – дозвіл на відплиття) – документ, що посвідчує особу громадянина.

Первинний документ – документ, що містить вихідну інформацію.

Перевірка стану документів – установлення відповідності фактичної наявності одиниць зберігання документів записам в обліках архіву, виявлення документів, які вимагають консервації, реставрації, дезінфекції.

Передмова – вступна частина тексту, що передує основному матеріалу документа.

Перелік – систематизоване перерахування документів чи інших предметів, об'єктів, робіт, що укладено з метою поширення на них певних норм або вимог.

Печатка – реквізит, що засвідчує документ і права осіб, які його підписали.

Письмовий документ – текстовий документ, в якому інформацію зафіксовано (записано) графічними знаками письма.

Підзаконний акт – правовий акт органу державної влади, що прийнято на основі закону з метою його виконання.

Підпис – обов’язковий реквізит документа, що засвідчує законність документа, відповідальність особи за його зміст і наслідки дії.

План роботи – документ, в якому викладено точний перелік робіт або заходів, призначених до виконання, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати, керівників і конкретних виконавців, терміни проведення (плани можуть бути перспективні, розраховані на декілька років, річні, квартальні, місячні, тижневі тощо).

Повідомлення – документ, що інформує про майбутні заходи (наприклад, засідання, збори, конференція) і пропонує взяти в них участь.

Повістка – документ-письмове офіційне повідомлення про виклик на засідання суду з розгляду цивільної чи кримінальної справи, про виклик до слідчого чи прокурора в кримінальній справі.

Подання – документ, що містить пропозиції про призначення, переміщення або заохочення особового складу, а також рекомендації щодо визначених дій і заходів із питань діяльності установ.

Позначка – напис або знак на документі, що свідчать про ставлення до документа особи, що знайомиться з ним, або про рух документа в діловодстві (наприклад, резолюція, позначка про виконання, про контроль тощо).

Положення – нормативний акт, що визначає порядок створення, права, обов'язки й організацію роботи установи, структурних підрозділів на тривалий час.

Посвідчення – офіційний документ, що видає компетентний державний орган або службова особа для засвідчення особи його власника, місця роботи й посади (службове посвідчення), факту відрядження працівника в службових справах до іншої місцевості (посвідчення про відрядження).

Посвідчення особи – загальна назва деяких офіційних юридичних документів встановленого зразка, що засвідчують особу власника (його ознаки, належність до певної спільноти і т.ін.). До таких документів належать: паспорт, службове посвідчення, квиток студента тощо).

Постанова – нормативний акт, що приймають вищі й деякі центральні органи колегіального управління для розв'язання найбільш важливих і принципових питань, встановлення стабільних норм, правил поведінки.

Постійний реквізит документа – реквізит документа, обов’язково застосовуваний під час виготовлення бланка документа.

Пошукові реквізити документа – відомості про місце зберігання документа: архівний шифр і посилання на номер аркуша (або сторінки) документа.

Пояснювальна записка – 1)документ особистого характеру, в якому автор пояснює певні дії, факти, вчинки (найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи, доручення тощо); 2)документ, який пояснює зміст окремих положень основного документа (наприклад, плану, звіту, проекту);

Правила – службові документи організаційного характеру, у яких викладено обов'язкові для виконання вимоги, норми, настанови, що регламентують визначений порядок дій або поведінки.

Преамбула (від лат. praeambulus – той, що передує) – вступна частина законодавчого акта, міжнародного договору, декларації тощо, в якій викладено обставини, що є підставою для його видання або укладення.

Предметний каталог – каталог документальних матеріалів, що містить відомості про предмети, факти, події, географічні назви й осіб, згаданих у документах (розташовано в алфавітному порядку).

Предметний покажчик – покажчик основних предметних (або тематичних) позначень, розташованих в алфавітному порядку.

Припис – документ, в якому визначено повноваження підлеглого, надані йому для виконання службових обов’язків чи конкретного доручення.

Програма (гр. programme – розпорядження, оголошення) – документ, в якому викладено основні напрями роботи установи чи підприємства на певний період або етап і строки їх здійснення.

Проект документа (лат. projectus – кинутий уперед) – попередній текст документа, призначений для розгляду.

Пропозиція – різновид доповідної записки, у якому є перелік конкретних пропозицій із певного питання.

Протокол (гр. protokollon, від protos – перший і kottao – приклеюю) -1)документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, судовому процесі, конференціях колегіальних органів; 2) один із видів процесуально-правових актів.

Рапорт (від фр. rapport – повідомляти) – письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань службового чи особистого характеру і проханням у зв’язку з цим.

Реєстр (польс. rejestr) – перелік, що застосовують у бухгалтерському обліку чи діловодстві.

Реєстраційна картка – картка, призначена для обліку документів у діловодстві установи.

Реєстраційний номер документа – порядковий номер документа, що присвоюють вхідному чи вихідному документу під час його реєстрації (може бути частиною індексу чи замінювати його.

Реєстрація документів – запис в облікових формах (журналах, картках тощо) стислих відомостей про документ і проставлення на документі індексу й дати реєстрації.

Резолюція (лат. resoluutio – рішення, дозвіл, доручення) – 1)висновок, стислий виклад рішення посадової особи на діловому папері; 2)рішення, прийняте зборами, з'їздом, конференцією тощо з обговорюваного питання.

Реквізит документа (лат. requisitum – необхідно) – обов'язковий складник офіційного документа, відсутність якого позбавляє документ юридичної сили (наприклад, назва, дата, підпис, печатка і т. ін.); кожен документ має йому властивий набір реквізитів і порядок їх розташування.

Репродукція документа – факсимільна копія документа, виконана поліграфічними й іншими технічними засобами, в якій зберігаються лінійні співвідношення і тональність оригіналу.

Реферат (нім. Referat, від лат. referre – доповідати) – стислий письмовий виклад основних положень наукової статті, праці.

Рецензія – критичний відгук про художній твір, наукову працю тощо.

Рішення – підзаконний правовий акт (вирок суду, постанова).

Розклад – оголошення про час, місце та послідовність здійснення чого-небудь.

Розмноження документів – процес відтворення документів через різні способи разового й тиражного копіювання.

Розписка – документ, в якому автор підтверджує передачу й одержання речей, коштовностей, здійснення тих чи інших дій.

Розпорядження – правовий акт, що видає одноосібно керівник організації, установи, а також керівник колегіального органу державного управління для виконання оперативних завдань.

Рукопис – документ, написаний від руки; авторський рукопис.

А Б В Г Ґ Д Е Є Ж З И І Ї Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ь Ю Я

Свідоцтво – офіційний документ, що засвідчує той чи інший факт і має юридичне значення (наприклад, свідоцтво про народження, свідоцтво про закінчення навчального закладу, свідоцтво про укладення шлюбу, свідоцтво про винахід).

Сертифікат (лат. certifico– посвідчую) – 1)у господарському праві – документ, що посвідчує якість продукції, а в необхідних випадках – строк її придатності та можливого транспортування; 2)один із видів позикового фінансового зобов'язання органів держави; 3)назва білетів особливого виду державних позик.

Скарга потерпілого – заява особи, якій заподіяно моральну, фізичну, майнову шкоду чи порушено її права і законні інтереси.

Скарги громадян – звернення в державні органи та громадські організації у зв’язку з порушенням прав і законних інтересів громадян для усунення таких порушень.

Службова записка – документ про виконання роботи, що надсилає посадова особа іншій посадовій особі (як правило, керівникові).

Список – документ, що містить перелік осіб або предметів у певному порядку, укладений для інформації чи реєстрації.

Справа – документ або сукупність документів, що стосуються одного питання або ділянки роботи.

Стандарт (англ. standard – норма, зразок) – нормативно-технічний документ, в якому визначено єдині норми і вимоги до документів, до груп однорідної продукції (до конкретної продукції) тощо, які обов'язкові для застосування в будь-якій галузі народного господарства.

Статут (лат. statuo– постановляю, вирішую) – 1)зведення правил, що регламентують організацію і порядок діяльності певної галузі державного управління; 2)зведення правил, що визначають завдання, структуру, функції державної установи, громадської організації та регулюють порядок їх діяльності; 3)зведення положень і правил, що визначають основи бойової діяльності військ, права й обов'язки військовослужбовців, загальний порядок служби в армії і на флоті; 4)зведення правил, що встановлюють структуру, порядок утворення й діяльності деяких міжнародних організацій; 5)положення про нагороди, у якому визначено порядок нагородження тощо.

Стенограма – дослівний запис виступів, реплік, запитань і відповідей у ході певної наради, зборів, конференцій тощо методом стенографії або звукозапису, який потім розшифровують і друкують.

Страхова копія документа – копія особливо цінного документа, виготовлена на випадок його втрати або пошкодження.

Страховий фонд копій документів – сукупність страхових копій документів.

Табель – документ, в якому є перелік показників, складений у певному порядку.

Таблиця – 1) тип тексту документа, у якому інформацію подано в цифровій чи словесній формі і викладено в рубриках вертикальних і горизонтальних площин; 2) документ із таким текстом.

Табуляграма (лат. tabula – таблиця) – документ у вигляді зведення, відомості, таблиці, укладений табулятором на основі автоматичного сприйняття даних із перфокарт, перфострічок і т.ін.

Тезаурус (гр. thesauros – скарб) – словник-довідник, в якому перераховано всі лексичні одиниці інформаційно-пошукової мови (дескриптори) із їх зв'язками, а також синонімічні дескриптори та ключові слова й словосполучення природної мови.

Тези - стислий виклад основних думок тексту документа чи виступу.

Телеграма – узагальнена назва різних за складом документів, переданих телеграфом.

Телекс – телеграма, яку посилають телетайпом.

Телетайпограма – загальна назва різних за складом документів, переданих телетайпом.

Телефонограма – узагальнена назва різних за складом документів, що передають телефоном і записує адресат.

Технічна документація – узагальнена назва документів, що відображає результат будівельного і технічного проектування, конструювання, інженерних досліджень, інших робіт стосовно будинків, споруд і виготовлення виробів промислового виробництва.

Технологічна документація – узагальнена назва документів (креслення, специфікації, карти, інструкції тощо), що призначено для опису й графічного оформлення технологічних процесів.

Типовий документ – 1) документ, що відображає однорідні питання й укладають за визначеними зразками; 2) нормативний чи розпорядчий документ, що визначає порядок роботи установ або окремих сторін їх діяльності, є зразком для укладання однойменних документів установами з урахуванням специфіки їх діяльності; 3) документ, створений в установі під час виконання функцій, властивих більшості установ, незалежно від їх відомчої належності.

Трафарет (італ. traforetto — протоколювання) –тип уніфікованого тексту, що містить постійну інформацію і пропуски, призначені для подальшого заповнення їх змінною інформацією.

Трудова книжка – документ, що містить інформацію про роботу (стаж) особи (час вступу і звільнення, причини переходу на інше місце і т.ін.).

Указ – акт, що видає чи затверджує найвищий орган влади або Президент держави.

Унікальний документ – документ особливої цінності, що не має аналогів за змістом і оформленням.

Ухвала - 1) нормативний акт, що приймає місцевий орган виконавчої влади в колегіальному порядку для вирішення найбільш важливих питань його компетенції; 2) спільні акти, що видає декілька неоднорідних органів – колегіальні й такі, що діють на основі єдиноначальності, а також державні органи, громадські організації тощо.

Факс – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що за допомогою телекомунікаційного зв'язку та принтера безпосередньо надходять до організації, установи, підприємства.

Факсиміле - 1) кліше–печатка для відтворення власноручного підпису;

2) точне відтворення графічного оригіналу (твору, підпису, почерку) фотографічним способом або печаткою.

Фальсифікація (від nanfalsus – неправдивий і tafacio – роблю) – підроблення, зміна вигляду або властивостей предмета і надання йому такого зовнішнього вигляду, який не відповідає його справжній суті. Підроблення документів у кримінальному праві – підроблення справжніх або укладання фальшивих документів.

Фонодокумент – документ, який містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису.

Формування справи – віднесення документів до певної справи і систематизація документів усередині справи.

Формуляр (нім Formular, від лат. formula – форма) – сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа.

Фотодокумент — документ, створений фотографічним способом.

Характеристика – офіційний документ, в якому дано оцінку ділових і моральних якостей працівника і висновки у зв’язку з цим.

Циркулярний лист (нім. Zirkular – круговий) - 1) письмове розпорядження директивного характеру, що його надсилає вищий орган і видає як додаток і роз'яснення до раніше випущеного документа (розсилається певному колу підвідомчих підприємств, установ); 2) лист, надісланий з одного джерела на декілька адрес.

Цінний документ – документ, який має політичне, народногосподарське, наукове, соціально-культурне значення.

Штатний розпис – перелік посад в установах, організаціях із зазначенням їх кількості та розмірів посадових окладів.

Юридична особа – установа, організація чи підприємство, що виступають як самостійні носії цивільних прав і обов'язків.